Как создавать документы Word из Excel
Показываем принцип генерации Word-документов из Excel: шаблон, таблица с данными и готовые файлы без ручного копирования.
Как работают DOCX-шаблоны с плейсхолдерами
В DOCX-шаблоне заранее отмечают места, куда должны попасть данные: например номер договора, название объекта, дату, сумму или ФИО. Такие отметки называют плейсхолдерами. При генерации Aivio заменяет их значениями из Excel и формирует готовый документ.
Зачем нужен Excel-файл с данными
Excel выступает таблицей-источником: каждая строка может описывать один документ, один объект или один набор реквизитов. Это удобно, когда нужно подготовить несколько однотипных файлов и не хочется каждый раз открывать Word вручную.
Примеры документов
По такому принципу можно готовить письма, акты, реестры, заявки, сопроводительные документы, ведомости и другие формы с повторяемой структурой. Шаблон остается в Word, а переменные данные хранятся в Excel, поэтому форму проще поддерживать и проверять.
Преимущества пакетной генерации
Пакетная генерация помогает создать сразу несколько документов по строкам таблицы и скачать результат архивом. Это снижает количество ручных правок, ускоряет подготовку комплектов и делает процесс понятнее для команды.
Что можно сделать в Aivio
Для конъюнктурного анализа используйте страницу Excel в GGE. Для общей картины по сценариям сметчиков и ПТО посмотрите страницу для сметчиков и ПТО. Актуальные лимиты и возможности доступны на странице тарифов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать свой Word-шаблон?
Да. Идея как раз в том, чтобы использовать привычный DOCX-шаблон и добавить в него плейсхолдеры.
Одна строка Excel может стать одним документом?
Да, такой сценарий подходит для пакетной подготовки однотипных документов.
Нужно ли менять бизнес-процесс?
Обычно нет. Достаточно подготовить шаблон и таблицу с данными в понятной структуре.