Пояснительная записка к сметной документации помогает систематизировать сведения об объекте строительства, исходных данных и принятых решениях по определению сметной стоимости.
При подготовке документов для экспертизы важно обеспечить согласованность информации между пояснительной запиской, сметами и другими материалами проекта.
Если документ требуется представить в машиночитаемом формате GGE, дополнительно необходимо соблюдать структуру соответствующей XML-схемы.
Разберём основные этапы подготовки и проверки пояснительной записки.
Для чего нужна пояснительная записка
Пояснительная записка предоставляет сведения, необходимые для понимания представленной сметной документации.
Её содержание определяется применимыми нормативными требованиями и особенностями конкретного проекта.
В зависимости от ситуации документ может содержать информацию об объекте, участниках строительства, исходных материалах, уровне цен и принятых методах определения стоимости.
Поэтому универсальный текст, одинаковый для любого объекта, не может заменить корректно подготовленные проектные сведения.
Какие данные необходимо подготовить
Наименование объекта
Проверьте официальное наименование объекта капитального строительства.
Оно должно согласовываться с другими документами комплекта.
Если в разных файлах используются сокращённые или устаревшие названия, это может затруднить сопоставление материалов.
Сведения об участниках проекта
Подготовьте необходимые реквизиты заказчика, технического заказчика, проектной организации и других участников в соответствии с применимой формой.
Особое внимание уделите правильности официальных наименований и идентификационных данных.
Основания составления сметной документации
Соберите сведения о проектной документации, технических заданиях и других документах, использованных при подготовке расчётов.
Если исходные документы изменились, необходимо проверить актуальность сведений в пояснительной записке.
Метод определения сметной стоимости
Уточните применяемый метод и нормативные основания формирования сметной стоимости.
Эти сведения должны согласовываться с представленными сметными расчётами.
Уровень цен
Проверьте указанный уровень цен составления сметной документации.
Несоответствие между пояснительной запиской и сметными расчётами требует дополнительного анализа.
Отличие Word-документа от GGE
Обычная пояснительная записка в Word может содержать свободный текст, таблицы и оформление.
В формате GGE информация представляется как структурированные данные XML.
Каждый элемент должен соответствовать требованиям конкретной схемы.
Поэтому простое изменение расширения DOCX на GGE не создаёт правильный электронный документ.
Для получения машиночитаемого файла требуется соответствующий инструмент формирования XML.
Типичные ошибки подготовки пояснительной записки
На практике встречаются следующие проблемы:
- Не совпадают наименования объекта.
- Используются устаревшие реквизиты организаций.
- Отсутствуют сведения, обязательные для применяемой формы.
- Указаны противоречивые даты.
- Неверно представлен уровень цен.
- В разных документах используются разные версии исходных данных.
- XML не соответствует требуемой XSD-схеме.
Часть ошибок можно обнаружить автоматически. Другие требуют проверки специалистом.
Как проверить пояснительную записку в GGE
После формирования электронного файла полезно разделить контроль на два этапа.
Техническая проверка
На этом этапе проверяют читаемость XML, определение типа документа, наличие обязательных элементов и соответствие доступной XSD-схеме.
Проверка содержания
На этом этапе сверяют сведения пояснительной записки с проектной и сметной документацией.
Проверяются названия, реквизиты, даты, нормативные основания и другие исходные данные.
Оба этапа необходимы, поскольку успешная техническая проверка не подтверждает правильность содержания.
Как уменьшить количество ошибок
Для повторяющихся сведений рекомендуется использовать единый источник данных.
Например, можно подготовить таблицу с согласованными реквизитами объекта и организаций.
Перед формированием очередного комплекта необходимо проверить их актуальность.
Особенно полезен контроль версий: пояснительная записка и сметные расчёты должны относиться к одному состоянию проектной документации.
Работа с GGE в Aivio
Aivio предоставляет инструменты для подготовки и проверки поддерживаемых документов в формате GGE.
Через онлайн-просмотрщик GGE можно предварительно ознакомиться с содержимым файла.
На странице проверки GGE приведены возможности технической диагностики.
Проверка по XSD доступна при наличии соответствующей зарегистрированной схемы.
Заключение
Правильно подготовленная пояснительная записка должна содержать актуальные сведения и согласовываться с другими документами сметного комплекта.
При использовании формата GGE необходимо дополнительно проверить XML-структуру и совместимость со схемой принимающей системы.
Для предварительного контроля используйте инструменты проверки GGE в Aivio.